Az elmúlt évi OLK látogatást követően idén tavasszal a PSZE Központi területének tagsága kiemelt helyszínen nézhette meg a levelek digitalizálási folyamatát, ahol a belépés pillanatától kiemelt biztonsági intézkedés érvényesült azzal, hogy minden telefon, okos vagy kevésbé okos eszköz, fényképező stb. a személyes beléptetést megelőzve zárt szekrénybe került.
A Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. Kormányzati Érkeztető Rendszer (NISZ KÉR) Igazgatóságán nagy szeretettel fogadták az Egyesület tagjait, ahol a szervezetet és annak munkáját egy prezentációval kiemelt előadással mutatta be számunkra Surányiné dr. Temesi Mária igazgató asszony.
A KÉR a Magyar Posta Zrt. Orczy téri telephelyén került elhelyezésre, annak részbeni funkcionális átalakítása után, 2015-ben.
Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer (EKÜR) részeként első lépésként a Kormányzati Érkeztető Rendszer (KÉR) indult, amely funkciója, hogy a központi közigazgatási szervek – ideértve a minisztériumokat és a háttérintézményeiket –, a kormányhivatalok, továbbá a központi közigazgatási szervek területi szervei részére postai úton érkezett papír alapú küldemények egy központi helyen történő átvételt követően kerüljenek digitalizálásra és központi érkeztetésre.
A KÉR létrehozásának közpolitikai céljai a következők voltak:
➢ a közigazgatás hatékonyságának növelése;
➢ az E-közigazgatási szolgáltatások körének bővítése minőségének javítása;
➢ eljárások és szervezeti folyamatok egyszerűbbé válása;
➢ az ügyfelek és a közigazgatási szervek adminisztrációs terheinek csökkentése.
A KÉR tevékenysége egyedülálló szolgáltatásában és ügyintézési határidejében is és további kiemelt célja az optimalizálás, a hatékonyságnövelés, a szakmai kapcsolatok bővítése és az ügyfél-elégedettség növelése.
A KÉR folyamatfejlesztési tevékenysége során arra törekszik, hogy egyre növelje a beérkező küldemények digitalizálásának összes beérkező küldeményhez viszonyított arányát, amelyet sikerült a 2015. május elején – a KÉR „éles” indulásakor – irányadó 15%-os szintről a 60% fölé növelni. (2017-es adat.)
A további digitalizálási arány növelés a Kormányrendeletben és az iratkezelési szabályzatokban meghatározott kivételi kategóriák jelentős mértékű szűkítésével képzelhető el. A kivételkezelés feladatkörén belül meg kell különböztetnünk ún. „elsődleges kivételkezelést” és az ún. „másodlagos kivételkezelést”, amely részfeladatok időben is egymást követik. Az elsődleges kivételkezelés az tevékenység, amely során a kivételek – KÉR-be érkezett küldemények közül történő – elkülönítése a küldeményeket tartalmazó borítékokon található kezelési információk vizsgálatával (a boríték felbontás nélkül) történik.
A másodlagos kivételkezelés keretében a kivételkezelés már a küldemények tartalmi vizsgálatával (a boríték felbontása után) valósul meg, amennyiben az adott küldemény kivételi mivoltát az elsődleges kivételkezelés során nem lehetett egyértelműen megállapítani.
A problémák feloldása érdekében szükség van a kivételi kategóriák megfogalmazásának egyértelműsítésére, közérthetővé tételére, továbbá az iratkezelési szabályzatokban szereplő kategóriák egységesítésére, ezért nyitottak az előremutató egyeztetések, tájékoztatók és előadások megtartására a KÉR-ben. (Például az ilyen szakmai eszmecserékre és látogatásokra, mint ez a mai.)
A KÉR a bevont szervek kinyújtott keze a postai forgalomban beérkező küldemények vonatkozásában. Ezért természetesen a KÉR feladat-végrehajtása sem képzelhető el a megfelelő együttműködés nélkül és igyekszik minden bekapcsolt szervvel a lehető legjobb kapcsolatot kiépíteni.
Kiemelendő a munkakapcsolatuk a
– Belügyminisztérium szabályozási és iratkezelési szakterületével,
– Belügyminisztérium informatikai szakterületével,
– Magyar Posta Zrt-vel,
– Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. társigazgatóságaival.
A KÉR által végzett szolgáltatások tulajdonképpen a partner szervek iratkezelési feladatainak részbeni átvállalása, ezért fontos a tapasztalatok összefoglalása és mindkét oldalon a felmerült kérdésekre minél hamarabb a válaszok megtalálása.
A KÉR jelenlegi működési szintjén, az aktuális szabályozási és technikai környezetben megvalósítja azt a Kormányzati elvárást, hogy az államigazgatási szervek részére beérkező papír alapú iratokat digitalizálja, ezzel az EKÜR első lépcsőjeként remek alapot teremt arra, hogy az államigazgatás a további ügyiratkezelés mellett végre tudja hajtani az elektronikus ügyintézést és részese legyen a digitális jólét program megvalósításának.
A KÉR, mint digitalizálási és elektronikus iratkezelési kompetenciaközpont kiemelt szereppel bír, ezért a folyamatok megtekintése a helyszínen kölcsönösen segíttette mind a KÉR mind a Posta munkáját.
Köszönjük szépen a hasznos, előremutató és jó hangulatú szakmai napot a KÉR minden munkatársának!
PSZE
(Forrás: NISZ Ügyfélkapcsolati Fórum, 2017. júl. 20., nov. 20. https://nisz.hu/sites/default/files/keri_-_ugyfelkapcsolati_forum.pdf)